مدیریت صورتجلسات به کمک چه ابزارهایی انجام می‌شود؟
برخی ابزارهای مورد استفاده برای مدیریت صورتجلسات عبارتند از:
1- Zoom2- Microsoft Teams3- Google Meet4- Skype5- Webex6- GoToMeeting7- BlueJeans8- Slack9- Discord10- Jitsi Meet
و غیره.
۱۷ نکته مهم در مدیریت صورتجلسات
۱. تعیین هدف و موضوع صورتجلسه
۲. تعیین زمان و مکان مناسب برای برگزاری صورتجلسه
۳. تهیه و ارسال دعوتنامه به شرکت کنندگان
۴. تهیه نشریه صورتجلسه و توزیع آن قبل از جلسه
۵. تهیه جدول کاری یا برنامه ریزی برای صورتجلسه
۶. تهیه فهرست شرکت کنندگان و اطلاعات مربوط به آن‌ها
۷. تدوین دستور جلسه و ارسال آن قبل از جلسه به شرکت کنندگان
۸. تهیه و نصب تجهیزات مورد نیاز برای جلسه (مانند پروژکتور، صفحه نمایش، صدا و تصویر و …)
۹. اطمینان حاصل کردن از حضور همه شرکت کنندگان در جلسه
۱۰. رعایت قوانین و ضوابط مربوط به صورتجلسات
۱۱. رعایت فرهنگ و اخلاق در جلسات
۱۲. مدیریت زمان جلسه و تعیین مدت زمان برای هر موضوع
۱۳. تسلط بر مهارت‌های ارتباطی و رهبری در جلسه
۱۴. تسلط بر تکنیک‌های گروه‌بندی و تعامل در جلسات
۱۵. ثبت نکات مهم و تصمیمات گرفته شده در جلسه
۱۶. پیگیری و اجرای تصمیمات گرفته شده در جلسه
۱۷. ارزیابی و بهبود عملکرد صورتجلسات
کدام شرکت‌ها نرم‌افزار مدیریت صورتجلسات ارائه می‌دهند؟
موجودیت‌هایی مانند Microsoft, Google, Cisco و Evernote نرم‌افزارهای مدیریت صورتجلسات را ارائه می‌دهند.
نرم‌افزار مدیریت صورتجلسات چه کمکی به مدیران می کند؟
نرم‌افزارهای مدیریت صورتجلسات به مدیران در برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای صورتجلسات کمک می‌کنند. این نرم‌افزارها امکاناتی مانند زمانبندی صورتجلسات، مدیریت لیست حاضرین، اشتراک گذاری دستور جلسه و نتیجه‌گیری، ارسال دعوتنامه‌ها و یادآوری‌ها، ثبت تصمیمات و اقدامات پس از صورتجلسه را فراهم می‌کنند. همچنین، این نرم‌افزارها معمولاً قابلیت‌هایی مانند اتصال به تقویم‌های الکترونیکی، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و نوشتارها، ارسال پیام و تبادل نظرات درون نرم‌افزاری، برگزاری جلسات آنلاین و ضبط صورتجلسات را نیز دارا هستند. با استفاده از این نرم‌افزارها، مدیران قادر خواهند بود به طور مؤثرتری صورتجلسات را مدیریت و هماهنگ کنند و فرآیند تصمیم‌گیری و اجرای آن‌ها را سریع‌تر و بهبود بخشند.
